Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013
Política de Tratamiento de Datos Personales
1. Marco normativo y principios rectores
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se dicta en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del Sector Comercio, Industria y Turismo, la Ley 1266 de 2008 (en lo aplicable a datos financieros y crediticios) y demás disposiciones normativas que las modifiquen, adicionen o complementen.
LEGAL STRATEGIC SOLUTIONS S.A.S. garantiza la aplicación rigurosa de los siguientes principios rectores en todo tratamiento de datos recolectados a través de su portal web y canales de atención:
Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad regulada que debe sujetarse plenamente a lo establecido en la ley.
Principio de finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos están obligadas a garantizar la reserva de la información.
2. Identificación del responsable del tratamiento
Razón Social: Legal Strategic Solutions S.A.S.
NIT: 901.777.920-4
Domicilio Principal: Calle 70 # 41-36, Barranquilla, Atlántico, Colombia
Correo Electrónico de Protección de Datos: legalstrategicsolutions@gmail.com
Teléfono / WhatsApp de Atención: +57 322 569 4088
Horario de Atención: Lunes a Sábado, de 9:00 a. m. a 5:00 p. m.
Área Responsable: Dirección Jurídica y de Protección de Datos
3. Definiciones
Para la interpretación y aplicación de esta política, se tienen en cuenta las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. Categorías de datos personales recolectados en el portal web
A través de las distintas secciones e interactividades del portal web legalstrategicsolutions.com (y sus subdominios), la Firma recolecta y trata las siguientes categorías de información:
Datos de Identificación y Contacto: Nombre completo, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, número telefónico o WhatsApp, ciudad y país de residencia.
Datos del Asunto Jurídico (Módulo «Su Caso»): Descripción detallada de las situaciones de hecho, antecedentes, preguntas específicas o pretensiones legales que el usuario ingresa para la asignación de su número de referencia único de consulta.
Datos de Agendamiento e Interacción Internacional: Fecha y hora seleccionada para asesorías, modalidad (presencial o virtual), país de origen y franja horaria local del cliente para la sincronización con el horario oficial de Colombia.
Interacciones en el Foro y Asistente Virtual: Contenido de preguntas planteadas al asistente jurídico automatizado y comentarios o inquietudes enviadas al Foro del sitio web (las cuales quedan sujetas a moderación y aprobación previa desde el panel administrativo interno).
Datos Técnicos y de Navegación: Dirección IP, tipo de dispositivo utilizado, sistema operativo, tipo de navegador, preferencia de idioma (español/inglés) y preferencia de interfaz gráfica (modo claro/modo oscuro).
Datos Sensibles: Aquellos suministrados voluntariamente por el usuario cuando sean estrictamente necesarios para la evaluación de un asunto legal específico (por ejemplo, estados de salud en reclamaciones pensionales o laborales, información sobre relaciones familiares o de grupo familiar).
5. Finalidades específicas del tratamiento
Los datos personales recolectados por LEGAL STRATEGIC SOLUTIONS S.A.S. serán utilizados para las siguientes finalidades operativas, administrativas y jurídicas:
Registrar, clasificar, evaluar y dar respuesta formal a las solicitudes presentadas mediante el módulo «Su caso», generando un consecutivo único de seguimiento.
Coordinar, agendar, confirmar y reprogramar citas de consulta jurídica presenciales o virtuales, incluyendo el ajuste automatizado de franjas horarias para clientes ubicados en el exterior.
Enviar notificaciones, recordatorios, confirmaciones de citas y actualizaciones sobre el estado de las consultas a través de correo electrónico, mensajes de texto o WhatsApp.
Estudiar la viabilidad jurídica de las pretensiones expuestas por los usuarios y formular las correspondientes propuestas de honorarios y contratos de prestación de servicios profesionales.
Administrar, moderar y publicar preguntas o comentarios en el Foro web de la Firma.
Garantizar la gestión contable, la elaboración de presupuestos, la facturación electrónica y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y tributarias de la empresa.
Representar formalmente a los titulares ante autoridades judiciales, administrativas, notariales o entidades privadas en desarrollo de los mandatos otorgados.
Remitir boletines informativos, novedades legislativas o jurisprudenciales y eventos organizados por la Firma, siempre que exista autorización previa del Titular.
Garantizar la seguridad informática del sitio web, mantener la integridad del sistema y prevenir actividades fraudulentas o accesos no autorizados.
6. Deber de reserva profesional y secreto inviolable
Toda la información, documentación y datos suministrados por los clientes o consultantes a través de cualquier canal del portal web de LEGAL STRATEGIC SOLUTIONS S.A.S. se encuentran cobijados por la garantía constitucional del Secreto Profesional, establecida en el artículo 74 de la Constitución Política de Colombia y desarrollada en la Ley 1123 de 2007 (Código Disciplinario del Abogado).
Esta reserva legal implica que el equipo profesional y administrativo de la Firma se encuentra legalmente impedido para revelar, compartir o usar la información recibida para fines distintos a la representación y asesoría encargada. Esta obligación legal prevalece y refuerza las garantías establecidas en la Ley 1581 de 2012.
7. Tratamiento de datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes (NNA)
Datos Sensibles: La Firma no condicionará la atención de consultas generales al suministro de datos sensibles. No obstante, cuando el asunto legal requiera el análisis de datos de salud, origen étnico, convicciones o filiaciones, el Titular otorgará su autorización previa, expresa y explícita. El Titular tiene la facultad de abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.
Niños, Niñas y Adolescentes: El portal web no está estructurado para menores de edad. El tratamiento de datos personales de NNA se efectuará de forma excepcional cuando sea indispensable para la protección de sus derechos en asuntos de familia, cuotas alimentarias o prestaciones pensionales, actuando siempre a través de sus padres o representantes legales, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.
8. Política de cookies y tecnologías de rastreo
El portal web utiliza tecnologías de almacenamiento local y cookies técnicas indispensables para habilitar el correcto funcionamiento de la plataforma, la preservación de preferencias de usuario (como la conmutación entre idioma Español e Inglés y la selección de tema entre modo Claro y Oscuro) y la navegación fluida.
Asimismo, se pueden emplear cookies analíticas que permiten medir de forma anónima métricas de tráfico y rendimiento del sitio. El usuario puede deshabilitar o rechazar el uso de cookies mediante la configuración de las opciones de su navegador web; sin embargo, esto podría afectar la disponibilidad de ciertas herramientas interactivas, como el agendamiento de citas.
9. Derechos de los titulares (habeas data)
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LEGAL STRATEGIC SOLUTIONS S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con la ley.
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante la Firma.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
10. Procedimiento para el ejercicio de derechos (PQRS de habeas data)
Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar la autorización enviando una comunicación escrita al correo electrónico legalstrategicsolutions@gmail.com o a la dirección física Calle 70 # 41-36, Barranquilla, Atlántico.
A. Trámite de consultas
Las solicitudes mediante las cuales el Titular o sus causahabientes deseen consultar la información personal que reposa en nuestras bases de datos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. Trámite de reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria)
El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo bajo los siguientes parámetros:
Requisitos de la solicitud: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable, incluyendo la identificación del Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o correo de contacto y los documentos de soporte que se quieran hacer valer.
Requerimiento por información incompleta: Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Inclusión de leyenda "en trámite": Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Término de respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. Transmisión y transferencia internacional de datos
LEGAL STRATEGIC SOLUTIONS S.A.S. no comercializa, cede ni alquila las bases de datos personales a terceros.
Para efectos de la prestación de los servicios tecnológicos (tales como servidores de alojamiento web, infraestructura de correo electrónico para el envío de avisos automatizados, herramientas de facturación o bases de datos), los datos personales podrán ser transmitidos a Encargados del tratamiento nacionales o internacionales. Dicha transmisión se realizará bajo estrictos contratos de transmisión de datos que obligan a los terceros a mantener la confidencialidad, la seguridad y el tratamiento restringido a las finalidades autorizadas, dando cumplimiento al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
12. Medidas de seguridad de la información
La Firma adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para otorgar seguridad a los registros y evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre estas medidas se destacan:
Cifrado de las comunicaciones entre el usuario y la plataforma mediante certificados de seguridad y protocolo HTTPS/SSL.
Restricción de acceso al panel de administración del sitio web (/admin/) mediante credenciales de seguridad asignadas exclusivamente al personal autorizado.
Almacenamiento de información en infraestructura de servidores con políticas de respaldo (backup) periódicas.
Acuerdos de confidencialidad y no divulgación suscritos con el personal y los contratistas que intervienen en la prestación de los servicios jurídicos y tecnológicos.
13. Vigencia de la política y de las bases de datos
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.
Los datos personales proporcionados por los usuarios se conservarán en las bases de datos de LEGAL STRATEGIC SOLUTIONS S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en este documento, prestar los servicios jurídicos contratados y atender los mandatos legales, fiscales, mercantiles y de archivo profesional exigidos por el ordenamiento colombiano (incluyendo la conservación de expedientes y registros contables durante el término de ley). Cumplidos estos plazos o ante la solicitud válida del Titular, los datos serán eliminados o anonimizados.
Toda modificación sustancial a las políticas de tratamiento será informada previamente a través del sitio web oficial o mediante comunicación enviada al correo electrónico de los usuarios registrados.